SOP Kutip Duit Invois Tertunggak: Peringatan WhatsApp Sopan Tanpa Staf Rasa Segan
Sistem mengesan invois yang belum dibayar dan menghantar siri peringatan sopan bersama pautan bayaran online terus ke WhatsApp klien pada jadual 3 hari sebelum, hari kejadian, dan selepas tarikh matang.
Kerja dah siap, invois dah keluar, tapi duit tak masuk-masuk. Bahagian akaun atau jurujual rasa serba salah dan segan nak WhatsApp klien berkali-kali untuk minta bayaran. Klien pula ada yang terlupa, ada yang sengaja tangguh. Akhirnya aliran tunai (cashflow) syarikat anda yang sesak sampai tersekat nak bayar gaji staf dan pembekal.
SME purata mempunyai RM20,000 hingga RM80,000 baki invois tertunggak melebihi 30 hari. Kelewatan kutipan ini memaksa founder menggunakan simpanan kecemasan untuk menampung kos operasi bulanan.
1. Alur Sistem Berjalan (Aliran Data)
Mengesan status secara automatik tanpa staf akaun perlu semak spreadsheet manual setiap pagi.
Nada mesej: 'Sekadar peringatan mesra, invois #1042 akan matang dalam masa 3 hari lagi.'
Klien boleh terus klik dan bayar melalui online banking di telefon mereka tanpa perlu salin nombor akaun bank manual.
Sistem menuntut bayaran secara profesional dan konsisten. Staf anda tidak perlu lagi berasa kekok atau segan berdepan dengan klien.
Alur sistem selesai secara autonomi. Menjimatkan masa staf dan menghapuskan kesilapan manusia.
2. Langkah Pelaksanaan Terperinci
4 LangkahSistem Imbas Tarikh Matang Invois
Mengesan status secara automatik tanpa staf akaun perlu semak spreadsheet manual setiap pagi.
Invois menghampiri tarikh akhir bayaran (Due Date)
Sistem BizDeck semak status bayaran dan sediakan siri peringatan
Peringatan Sopan 3 Hari Sebelum Tarikh Matang
Nada mesej: 'Sekadar peringatan mesra, invois #1042 akan matang dalam masa 3 hari lagi.'
3 hari sebelum Due Date
Menghantar mesej pemberitahuan mesra bersama pautan salinan PDF invois di WhatsApp
Peringatan Hari Matang Bersama Pautan Bayaran Pantas
Klien boleh terus klik dan bayar melalui online banking di telefon mereka tanpa perlu salin nombor akaun bank manual.
Pada hari Due Date
Menghantar peringatan rasmi bersama butang bayaran FPX online 1-klik
Siri Susulan Automatik Jika Tertunggak
Sistem menuntut bayaran secara profesional dan konsisten. Staf anda tidak perlu lagi berasa kekok atau segan berdepan dengan klien.
Invois melepasi tarikh matang (Overdue 3 & 7 hari)
Menghantar susulan berjadual secara konsisten dengan salinan kepada pengurus akaun
3. Semak Kesediaan Operasi Bisnes Anda
Senarai Semak Kesediaan Operasi
Tanda sistem yang sedia aktif untuk mengira jurang automasi operasi anda
Pulihkan aliran tunai bisnes anda dengan kutipan invois automatik.
Pasang sistem peringatan invois WhatsApp BizDeck untuk mengutip bayaran tertunggak tanpa staf anda rasa segan. Hubungi kami di WhatsApp.
- Gunakan langkah seni bina di atas
- Urus dan selenggara webhook secara dalaman
- Sistem siap beroperasi dalam 7 - 10 hari
- Latihan staf & sokongan teknikal terus
Soalan Lazim (FAQ)
Bolehkah sistem ini disambungkan ke perisian perakaunan seperti Xero atau Bukku?
Boleh. Sistem ini boleh disegerakkan dengan perisian akaun anda untuk mengesan invois yang berstatus 'Unpaid' secara automatik.
Adakah peringatan akan berhenti jika klien sudah bayar?
Ya, serta-merta. Sebaik bayaran dikesan, status invois bertukar ke 'Paid' dan semua siri peringatan terus dimatikan.