Sistem Automasi Tuntutan Tol RFID & Resit Minyak Staf
Sistem automasi ini menangkap penyata TnG RFID dan resit minyak staf secara terus melalui WhatsApp dan OCR, lalu memasukkan akaun perbelanjaan ke Bukku atau Xero secara automatik. Akauntan tidak perlu lagi mengejar staf atau menyemak gumpalan resit minyak yang sudah pudar.
Setiap hujung bulan, kerani kewangan pening kepala menerima segumpal resit minyak pudar dan penyata Touch 'n Go yang dihantar lambat 2 bulan. Bila baki akaun bank syarikat tidak tally, akauntan terpaksa melaburkan berjam-jam masa untuk menyemak laluan perjalanan staf jualan satu per satu.
Kelewatan dan kesilapan manual menyebabkan syarikat terlepas tuntutan pelepasan cukai, risiko bayaran claim bertindih, serta pembaziran gaji staf kewangan hingga RM 12,000 sebulan hanya untuk kerja semakan kertas resit.
1. Alur Sistem Berjalan (Aliran Data)
Staf tak perlu simpan kertas resit sampai hancur dalam poket. Sebaik isi minyak, snap gambar terus ke WhatsApp.
Sistem menyemak sama ada tarikh dan masa resit sepadan dengan jadual kerja atau log perjalan rasmi staf.
Jika claim sah dan normal, sistem auto-lulus. Jika ada tuntutan pelik (contoh: isi minyak waktu malam minggu), pengurus dimaklumkan terus.
Akauntan tak payah taip satu-satu. Semua dokumen dan nombor sedia untuk dimasukkan dalam akaun bulanan.
Alur sistem selesai secara autonomi. Menjimatkan masa staf dan menghapuskan kesilapan manusia.
2. Langkah Pelaksanaan Terperinci
4 LangkahTangkapan Resit & Penyata
Staf tak perlu simpan kertas resit sampai hancur dalam poket. Sebaik isi minyak, snap gambar terus ke WhatsApp.
Staf hantar gambar resit minyak ke WhatsApp bot atau muat naik PDF Touch 'n Go
Sistem mengekstrak teks resit guna OCR dan muat turun data e-statement
Ekstraksi Data & Padanan Rekod
Sistem menyemak sama ada tarikh dan masa resit sepadan dengan jadual kerja atau log perjalan rasmi staf.
Data imej resit berjaya dibaca oleh OCR
Sistem membaca tarikh, jumlah RM, nama stesen minyak, dan liter bahan api
Kawalan Anomali & Kelulusan
Jika claim sah dan normal, sistem auto-lulus. Jika ada tuntutan pelik (contoh: isi minyak waktu malam minggu), pengurus dimaklumkan terus.
Jumlah tuntutan melepasi had harian atau ada resit bertindih
Sistem menyaring tuntutan abnormal dan menghantar alert kelulusan kepada pengurus
Kemas Kini Lejer Kewangan
Akauntan tak payah taip satu-satu. Semua dokumen dan nombor sedia untuk dimasukkan dalam akaun bulanan.
Tuntutan disahkan atau auto-lulus
Sistem mendaftar entri 'Expense Claims' lengkap dengan salinan resit terus ke software akaun
3. Semak Kesediaan Operasi Bisnes Anda
Senarai Semak Kesediaan Operasi
Tanda sistem yang sedia aktif untuk mengira jurang automasi operasi anda
Hentikan Masalah Resit Hilang & Claim Lambat Hari Ini
Pasang sistem automasi ini untuk bisnes anda. Berbincang terus dengan tim BizDeck di WhatsApp.
- Gunakan langkah seni bina di atas
- Urus dan selenggara webhook secara dalaman
- Sistem siap beroperasi dalam 7 - 10 hari
- Latihan staf & sokongan teknikal terus
Soalan Lazim (FAQ)
Bagaimana jika resit yang ditangkap gambar agak kabur?
Sistem OCR akan mengesan tahap kejelasan gambar. Jika kadar keyakinan data di bawah 85%, bot WhatsApp akan terus meminta staf mengambil gambar semula serta-merta.
Bolehkah sistem menyaring tuntutan claim ganda (double claiming)?
Boleh. Sistem menyimpan nombor siri resit, tarikh, dan jumlah nilai. Jika staf cuba menghantar resit yang sama dua kali, sistem akan menyekatnya secara automatik.